簡介《新能源項目-2017年6月SAP項目 SAP PS模塊用戶操作手冊》面向新能源項目實施團隊、SAP PS模塊關鍵用戶及剛接觸項目系統(tǒng)管理的業(yè)務人員圍繞項目定義創(chuàng)建、WBS元素拆分、標準網(wǎng)絡復制和項目概況信息錄入等基礎操作提供指引。文檔以Word版呈現(xiàn)共67頁壓縮包內(nèi)僅含1個docx文件大小約6.01MB便于檢索、批注和按章節(jié)打印。目錄按“項目創(chuàng)建”展開每個操作節(jié)點均配有范例、系統(tǒng)菜單及交易代碼、操作步驟與結論并附圖標說明和注意事項讀者可跟隨實例在系統(tǒng)中練習理解從項目定義到WBS搭建、再到標準網(wǎng)絡復用的完整流程。已有778人學習適合項目上線初期快速培訓與日常查閱。1. 一份 2017 年的 PS 手冊現(xiàn)在還有人翻原因很實在接手一個 2017 年上線的新能源賬套最難受的往往不是沒人會用 CJ20N而是找不到一份能按順序把「立項—WBS—預算—采購—結算—預轉(zhuǎn)固」走完的中文步驟。這份 67 頁的 SAP PS 模塊用戶操作手冊就是當年項目組寫給自己的作業(yè)指導書項目定義、WBS 拆解、標準網(wǎng)絡復制、預算錄入與追加、采購申請、資產(chǎn)卡片與結算規(guī)則、進度確認、狀態(tài)管理、報表查看一條鏈全在。它不適合拿來學 PS 的理論但適合當一個已經(jīng)在跑 PS 的團隊的對標底稿尤其適合新能源這種「多個點位、按單項工程轉(zhuǎn)固」的場景。下面按手冊的業(yè)務順序拆把能直接抄的和抄了會翻車的分開說。2. 把 67 頁讀成一條業(yè)務鏈目錄結構、崗位分工與前置數(shù)據(jù)這份手冊的價值不在文字寫得多好而在它的編排方式每個操作都是「范例 → 系統(tǒng)菜單及交易代碼 → 操作步驟 → 結論」四段式范例給的是一組具體的主數(shù)據(jù)項目定義編號、公司代碼、工廠、WBS 層級結論那句通常寫「至此項目定義創(chuàng)建完成」。四段式的好處是能照著點壞處是它默認你手里已經(jīng)有項目參數(shù)文件、WBS 模板和標準網(wǎng)絡而這恰恰是新人最容易卡住的地方。所以第一遍讀不要從第 9 頁順著往下翻先把目錄當成一條項目生命周期線看。2.1 目錄其實是一條生命周期線不是章節(jié)清單把十一個章節(jié)還原成業(yè)務動作就能看清每一步依賴誰、卡在哪手冊章節(jié)業(yè)務動作常用事務碼誰動手前置條件1.1創(chuàng)建項目定義并建 WBSCJ20N / CJ01、CJ11財務經(jīng)理、項目控制項目參數(shù)文件、WBS 模板1.2按項目類型復制標準網(wǎng)絡CN21、CN22、CJ20N 內(nèi)復制項目控制標準網(wǎng)絡已建、網(wǎng)絡類型已配1.3錄入項目概況信息CJ20N項目控制項目定義已存1.4維護計劃節(jié)點與邏輯關系CJ20N / CN22項目控制活動已存在1.5排程并查看甘特圖CJ20N項目控制關系、工期、日歷1.6項目下達CJ20N項目控制、財務結構完整、無報錯2預算錄入與追加CJ30、CJ32、CJ31財務預算參數(shù)文件、可用性控制3創(chuàng)建采購申請ME51N采購、項目控制預算視控制策略4資產(chǎn)卡片、結算規(guī)則、轉(zhuǎn)在建工程AS01、CJ20N、CJ88財務結算參數(shù)文件、結算規(guī)則5進度確認、掛接項目文檔CN25、CN27、CJ20N項目經(jīng)理網(wǎng)絡已下達6修改項目狀態(tài)CJ20N項目控制用戶狀態(tài)參數(shù)文件7調(diào)整活動日期CJ20N、CN22項目經(jīng)理—8項目預警PS 文本CJ20N項目經(jīng)理—9預轉(zhuǎn)固CJ88、資產(chǎn)模塊財務在建工程卡片、成本已歸集10、11打開已有項目、看報表CJ20N、CN41N全員權限這張表我建議直接抄進自己的實施筆記。手冊里章節(jié)號有跳號、有 1.x 和 2.x 混排的情況預算那章下一條寫著 1.2照著目錄跳頁容易翻錯按業(yè)務動作對事務碼反而穩(wěn)。2.2 三個崗位的交接口就是最容易扯皮的地方從手冊的責任崗位能看出分工財務經(jīng)理從項目定義一路管到預算和結算開發(fā)經(jīng)理項目經(jīng)理管 WBS 拆分、計劃節(jié)點和進度確認采購管采購申請。真正出事的地方在這四個交接點上WBS 層級誰定、預算誰批、結算規(guī)則誰維護、預轉(zhuǎn)固由誰觸發(fā)。WBS 層級如果讓財務一個人定結果往往是按會計科目拆了五六層項目上根本沒法排計劃反過來讓項目經(jīng)理定又會出現(xiàn)成本歸集不到科目。常見的做法是財務出成本科目骨架、項目控制出工程分解骨架合成「區(qū)域—單項工程—成本要素」三層超過四層基本就是自找麻煩。結算規(guī)則同理誰維護誰負責到底不要出現(xiàn)「財務以為項目控制配了、項目控制以為財務配了」CJ88 一跑就是一堆紅燈。2.3 手冊假設已存在、你多半要自己補的六樣前置數(shù)據(jù)這六樣東西手冊一句帶過但缺一樣就寸步難行項目參數(shù)文件決定編號范圍、是否啟用預算可用性控制、結算參數(shù)文件、狀態(tài)參數(shù)文件是所有后續(xù)行為的開關總閘。WBS 模板或?qū)蛹壱?guī)則決定 WBS 編號掩碼、層級數(shù)、是否允許賬戶分配要素。標準網(wǎng)絡與網(wǎng)絡類型手冊 1.2 直接「復制相應標準網(wǎng)絡」前提是這套網(wǎng)絡已經(jīng)建好并帶關系。結算參數(shù)文件與分配規(guī)則決定 WBS 能不能被結算、默認接收方類型是什么。用戶狀態(tài)參數(shù)文件手冊第 6 章改項目狀態(tài)用的就是它沒配就只能用系統(tǒng)狀態(tài)。預算參數(shù)文件與可用性控制不配CJ30 錄進去的預算就只是一串數(shù)字超支不報警。提示這些配置在 SPRO 的項目系統(tǒng)節(jié)點下結構、預算、結算、狀態(tài)管理各有入口不同版本菜單路徑差異不小事務碼也常被新版本收進 IMG 活動里。判斷有沒有配好的辦法很土但有效手工建一個測試項目從建項目定義一路走到 CJ88哪一步報配置錯誤就補哪一步。2.4 搭一個能練手的最小沙盤正式項目上直接試錯的代價太大我一般要求先建一個一次性的練習項目跑通全鏈路再上真實數(shù)據(jù)建一個掛在測試公司代碼下的項目參數(shù)文件副本打開預算可用性控制和結算其余照生產(chǎn)。建一個三層的 WBS 模板只保留賬戶分配要素和計劃要素統(tǒng)計性 WBS 先不加。建一個只有五六個活動的標準網(wǎng)絡帶 FS 關系日歷用工廠日歷。建一個結算參數(shù)文件默認接收方設為資產(chǎn)。用一個測試資產(chǎn)卡片做結算接收方避免動到真實在建工程。把項目從創(chuàng)建、下達、預算、采購申請、進度確認一路走到 CJ88 測試運行全程截圖存檔。這套沙盤做完再看手冊的每一節(jié)就知道它在講哪個環(huán)節(jié)、跳過了什么。后面所有操作上的判斷都可以在這個沙盤里先驗證一遍比在真實項目上賭運氣靠譜得多。3. 從項目創(chuàng)建到下達CJ20N 里的五步閉環(huán)與關鍵字段手冊第 1 章占了全書近三分之一的篇幅從 1.1 到 1.6 把「建結構—復制網(wǎng)絡—填概況—維關系—排程—下達」串成一條線。這一段是全手冊最值得細讀的部分因為后面預算、結算、報表的所有問題根子幾乎都在這里?，F(xiàn)在講 PS 基本都用項目構建器 CJ20N手冊里那些老事務碼CJ01、CJ11可以當歷史看但字段含義沒變。3.1 項目定義五個字段填錯后面全是返工項目定義是整個項目的身份證CJ20N 第一屏那幾個字段錯一個就要從頭來字段填錯的后果實操建議項目參數(shù)文件編號范圍、預算控制、結算全部失效按項目類型選別用萬能默認值公司代碼 / 工廠采購申請、物料、成本歸集全落錯地新能源項目常按項目公司設公司代碼計劃開始 / 完成日期排程基準全偏甘特圖無意義與本年度投資計劃對齊貨幣預算與實際不同幣種報表對不上與公司代碼本位幣一致利潤中心報表按利潤中心出不來與項目核算主體一致項目定義保存后項目參數(shù)文件這一項基本就改不動了因為后續(xù)的 WBS、網(wǎng)絡、預算全部掛在它下面。我見過最典型的一次翻車是拿一個「基建類」參數(shù)文件建了技改項目結果預算控制策略不匹配CJ30 錄完預算、ME51N 提采購申請一路暢通年底才發(fā)現(xiàn)根本沒做可用性檢查超支沒人攔。改參數(shù)文件意味著清空重來那一次整個項目組補了一個月的單據(jù)。3.2 WBS 元素三層夠用別拿它當會計科目樹WBS 是成本、預算、進度、結算的最小承載體。手冊 1.1.5 那節(jié)在項目定義下建 WBS操作本身很簡單難的是建幾層、每層掛什么。新能源項目的常見拆法是三層第一層是項目定義下的總控制層基本不掛業(yè)務第二層按區(qū)域或單項工程拆一個升壓站、一條集電線路、一片光伏方陣第三層按成本構成拆設備、建安、其他費用。再往下拆成會計科目級排計劃時你會發(fā)現(xiàn)每個活動都要找一個細到不能再細的 WBS維護成本高得離譜而且一旦某個科目沒有發(fā)生額空 WBS 在結算時還要單獨處理。WBS 上幾個勾要特別注意賬戶分配要素能掛采購申請和費用、計劃要素能做計劃和預算、開票要素要對外開票才勾、統(tǒng)計性標識只統(tǒng)計不歸集成本。統(tǒng)計性 WBS 用錯了最麻煩成本不進項目報表里空空如也業(yè)務還以為自己提了申請。3.3 復制標準網(wǎng)絡省的是畫箭線的時間不是省思考手冊 1.2 直接讓你「根據(jù)項目類型復制相應標準網(wǎng)絡」。標準網(wǎng)絡在 CN21 里建帶活動、關系、工期和默認的 WBS 分配規(guī)則復制到項目里再改。這個功能在標準化程度高的項目上確實省事但復制完必須檢查三件事關系有沒有帶過來、活動的賬戶分配指向哪個 WBS、工期單位跟工廠日歷對不對得上。我遇到過一次標準網(wǎng)絡里的活動默認賬戶分配指向了一個已經(jīng)標記刪除的 WBS復制進來之后采購申請?zhí)岵怀鰜韴蟮腻e跟「賬戶分配無效」完全不搭邊查了半天才定位到網(wǎng)絡活動上。所以復制完之后寧可在 CN22 里把活動列表拉出來一眼掃過賬戶分配列也不要直接保存了事。3.4 排程向前排、向后排、只算日期選錯就要重排CJ20N 里的排程有三種模式向前排程從最早開始日期往后推、向后排程從最晚完成日期往前推、只算日期不動邏輯關系。手冊 1.5 只寫了「進行時間計劃排程展現(xiàn)計劃甘特圖」沒說選哪種而這恰恰是新手最容易忽略的。我的習慣是項目剛立項、開工日期已定用向后排程把竣工節(jié)點釘住看最晚什么時候必須開工施工組織已經(jīng)定了、想知道最早什么時候能完工用向前排程。反復切換會導致計劃日期漂移所以每次排完都存一版項目版本CJ20N 里保存模擬版本出問題能回退——這就是項目上的后悔藥。排程還有兩個隱形前提活動要維護工期和工廠日歷關系要帶正確的時間間隔。少一個排程跑完日期紋絲不動甘特圖看起來像沒反應很多人以為功能壞了其實是數(shù)據(jù)不全。3.5 下達按下之后哪些東西就鎖死了項目下達這個動作本質(zhì)是把「計劃態(tài)」切成「執(zhí)行態(tài)」。下達前可以隨便改結構、刪 WBS、調(diào)日期下達后已發(fā)生業(yè)務的 WBS 不能刪除只能打刪除標記項目參數(shù)文件改不了WBS 層級也基本定死。手冊 1.6 的結論只寫了「項目下達完成」這一句背后是后續(xù)所有操作的不可逆。所以下達前我一定會做三件事檢查 WBS 層級和賬戶分配要素是否齊全、確認計劃日期與實際開工日期不沖突、確認項目狀態(tài)里的用戶狀態(tài)沒有提前置成攔截類狀態(tài)。下達本身在 CJ20N 的「編輯 → 狀態(tài) → 下達」里系統(tǒng)狀態(tài)從 CRTD 變成 REL這個狀態(tài)后面在報表和權限控制里到處都用得上。4. 預算、采購申請與結算錢怎么走完一整套手冊后半段第 2 到第 4 章是財務視角的主戰(zhàn)場預算錄入與追加、采購申請、資產(chǎn)卡片與結算規(guī)則、成本轉(zhuǎn)在建工程。這一段的價值在于它把「項目上的錢」和「資產(chǎn)上的錢」接上了很多人會做前半段不會做后半段項目成本一直掛在 WBS 上轉(zhuǎn)不出去年底審計天天追。4.1 預算CJ30 和 CJ32 的分工別一次錄滿預算這塊手冊分了「錄入項目預算」和「預算審核及增加」兩節(jié)對應兩個不同事務碼CJ30 錄原始預算CJ32 做追加或返還CJ31 看原始預算、CJ28 一類報表看總體。原始預算通常是一次性錄入的年度總額按預算年度分列后續(xù)調(diào)整都走 CJ32不要圖省事用 CJ30 反復覆蓋因為原始預算和變更預算在報表里是分開體現(xiàn)的混著錄年底對賬很難解釋清楚差異。預算能不能真正管住支出取決于可用性控制有沒有開項目參數(shù)文件里啟用、預算參數(shù)文件里設容忍度比如 90% 警告、110% 硬攔截兩者都到位ME51N 提采購申請時才會真的彈超支提示。手冊沒寫這一段但它是「預算」這一章能不能起作用的關鍵。4.2 采購申請賬戶分配類別那一行決定成本落點ME51N 建采購申請項目相關的那一行賬戶分配類別選 P然后填 WBS 元素。這一步錯了成本就跑到成本中心或者別的對象上項目報表里干干凈凈采購還以為自己提成功了。我見過的錯誤有 ...賬戶分配類別選了 K成本中心、WBS 填了但沒填公司代碼、還有把 WBS 填成了項目定義編號。這三種在保存時都不一定報錯等到收貨、發(fā)票校驗做完成本落在哪已經(jīng)改不了只能沖銷重來。所以采購申請這一環(huán)節(jié)我要求在提交前把賬戶分配頁簽截圖給項目控制確認幾十秒的事能省掉后面幾天的沖銷。4.3 結算資產(chǎn)卡片、結算規(guī)則、CJ88三個前置缺一不可手冊第 4 章的順序是對的先用 AS01 建在建工程資產(chǎn)卡片再在 WBS 上維護結算規(guī)則最后用 CJ88 把成本轉(zhuǎn)到在建工程。三個前置缺一個CJ88 就報錯前置具體內(nèi)容缺失時的典型報錯結算參數(shù)文件分配到項目參數(shù)文件或 WBS該對象不允許結算結算規(guī)則分配規(guī)則 100%、接收方為資產(chǎn)卡片結算規(guī)則不存在或不完整接收方有效資產(chǎn)卡片已建、資本化日期已維護接收方無效或日期不在期間內(nèi)結算規(guī)則里那個 100% 是關鍵多個接收方時按百分比分攤只填一個接收方但不給 100%CJ88 會留下余額在 WBS 上年年掛賬。CJ88 一定要先跑測試運行看結算憑證和余額確認無誤再正式運行測試運行不產(chǎn)生憑證是免費的后悔藥。4.4 進度確認與文檔掛接百分比法和里程碑法怎么選手冊第 5 章的進度確認實際有兩套做法一套是網(wǎng)絡活動確認CN25 單個確認、CN27 集中確認按活動報工、算實際工期和實際成本另一套是在 WBS 上直接維護進度百分比需啟用進度分析。前者細后者糙。新能源項目上我傾向于混合關鍵路徑上的活動用網(wǎng)絡確認能反映真實工期偏差費用類 WBS 用百分比法反正也沒有實體作業(yè)。掛接項目文檔這一節(jié)手冊 5.3看著像湊數(shù)實際在驗收和審計時很有用——把合同、驗收單、批復文件掛在 WBS 或項目定義上后面查證不用滿硬盤找。5. 避坑與排查從手冊抄不到現(xiàn)場的五個連環(huán)坑手冊寫的是「順利路徑」現(xiàn)場遇到的都是「不順利路徑」。下面五條是我在類似項目上反復碰到的每條按現(xiàn)象、原因、解決寫遇到時按順序?qū)μ柸胱葟念^翻手冊快。5.1 坑一項目定義建完了WBS 一下達就報「狀態(tài)不允許」現(xiàn)象CJ20N 里點下達提示系統(tǒng)狀態(tài)不允許該操作或者下達按鈕直接灰色。原因多半是用戶狀態(tài)參數(shù)文件里有一個攔截類狀態(tài)被提前置上了比如「待審批」被設成禁止下達也可能是項目定義層已經(jīng)下達、WBS 層的狀態(tài)與之沖突。還有一種是項目已經(jīng)做過業(yè)務有采購申請或?qū)嶋H成本系統(tǒng)不允許回退狀態(tài)。解決先在 CJ20N 的狀態(tài)里看當前系統(tǒng)狀態(tài)和用戶狀態(tài)各是什么把攔截狀態(tài)改成允許確認項目定義與 WBS 的下達順序通常是先項目定義后 WBS或一并下達如果已有業(yè)務數(shù)據(jù)不要試圖撤銷改用狀態(tài)變更把流程往前走。5.2 坑二預算錄完了采購申請還是卡在可用性控制現(xiàn)象CJ30 顯示預算已錄入ME51N 保存時仍提示超出預算或直接放行不檢查。原因兩種極端。一種是項目參數(shù)文件里沒開可用性控制預算就是純數(shù)字另一種是開了但預算年度和采購申請的交貨日期不在同一年度系統(tǒng)按年度比跨年度自然對不上。解決查項目參數(shù)文件的控制策略再查預算參數(shù)文件的年度分配把 CJ31 和 CJ32 的年度列看清楚跨年度項目提前把下一年的預算追加進去不要等采購提上來才發(fā)現(xiàn)。5.3 坑三CJ88 結算報「結算規(guī)則不存在」現(xiàn)象測試運行就報錯提示 WBS 沒有結算規(guī)則或接收方無效。原因結算參數(shù)文件沒分配到項目參數(shù)文件或 WBS 層結算規(guī)則建了但分配規(guī)則沒到 100%接收方資產(chǎn)卡片的資本化日期在結算期間之后。解決按「參數(shù)文件 → 結算規(guī)則 → 接收方 → 期間」四步倒查每步都在 CJ20N 的結算規(guī)則頁簽里能看到資產(chǎn)卡片日期問題去 AS02 補資本化日期別去改結算期間硬湊。5.4 坑四復制標準網(wǎng)絡后甘特圖日期不聯(lián)動現(xiàn)象網(wǎng)絡復制進來了活動也有但改項目計劃日期后活動日期不動。原因復制時關系沒帶過來或者活動工期單位與工廠日歷不匹配排程跑完等于沒跑。解決CN22 里看活動之間的關系是否存在、時間間隔是否合理檢查活動工期是「天」還是「小時」執(zhí)行一次完整排程不是只算日期再看甘特圖。5.5 坑五照著手冊找菜單找不到現(xiàn)象手冊里寫的菜單路徑在系統(tǒng)里根本沒有或者點進去字段對不上。原因這份手冊本身就有版本混雜的痕跡——封面寫共 85 頁目錄頁碼到 83標題卻標 67 頁章節(jié)編號也有 1.x 與 2.x 混排2017 年的界面與后來的版本在菜單組織上差異很大。解決以事務碼為準不以菜單路徑為準找不到功能就用事務碼搜索字段含義對不上時看字段的技術名稱F1 幫助里的數(shù)據(jù)元素比看中文標簽可靠。注意手冊第 5 章掛接文檔、第 8 章項目預警這兩塊寫得很簡略實際操作中往往要配合文檔管理系統(tǒng)或文本功能別指望照著三行步驟就能做完。6. 把手冊變成可執(zhí)行的核對習慣狀態(tài)管理與三張表手冊第 6 章講狀態(tài)管理只寫了「修改項目狀態(tài)」但這一章其實是整份文檔里最被低估的部分。PS 里有兩種狀態(tài)系統(tǒng)狀態(tài)由業(yè)務動作自動推動CRTD 創(chuàng)建、REL 下達、TECO 技術完成、CLSD 關閉用戶狀態(tài)靠自己配參數(shù)文件定義比如「待財務復核」「已轉(zhuǎn)固」「暫停執(zhí)行」。前者你不能隨便動后者是你唯一能拿來做業(yè)務閘門的東西。我一般會配三到四個用戶狀態(tài)權限上做限制預算未批不允許下達、未技術完成不允許結算、未轉(zhuǎn)固不允許關閉。這樣很多流程問題在系統(tǒng)里就被攔住了不用靠人盯。核對這塊我每周固定跑一遍CN41N 里選「項目匯總進度」布局導出跟 CJ31 的預算表和成本報表對三個數(shù)——預算、實際、承諾。三個數(shù)對不上先看承諾采購申請和采購訂單掛賬再看實際發(fā)票和報工最后才懷疑報表口徑。CJ88 正式運行之前測試運行必須跑這一條我從來不打折預轉(zhuǎn)固之前先確認項目已打技術完成否則結算完又有成本進來就是重復轉(zhuǎn)固沖銷起來極其難受。血淚經(jīng)驗是有一年年底一個項目的結算規(guī)則只配了 80%剩下 20% 一直掛在 WBS 上報表上看著像「尾款未結」實際是規(guī)則沒配滿跨了兩個會計年度才清掉。從那以后我每次維護結算規(guī)則都把分配規(guī)則合計那一欄強制看一遍不到 100% 不保存。希望幫到你。本文還有配套的精品資源點擊獲取